O que é uma Guia de Transporte?

É o documento que deve acompanhar o transporte de mercadorias. Por exemplo, a transferência de mercadorias entre lojas ou armazém deve sempre fazer-se acompanhar deste. É obrigatório que seja validado pela Autoridade Tributária para que, no caso de fiscalização, seja possível justificar legalmente a mercadoria transportada.

Como emitir Guias de Transporte?

Devem ser emitidas em triplicado (original para destinatário, duplicado para efeitos de fiscalização e triplicado para arquivo) e impressas em formato físico. Os bens provenientes de produtores agrícolas, apícolas, silvícolas ou de pecuária estão excluídos desta obrigação. Existem diversos meios pelos quais é possível emitir guias de transporte:

  • Via eletrónica (por exemplo, envio de SAF-T);
  • Software devidamente certificado pela AT;
  • Software criado internamente pela empresa;
  • Em papel através de tipografias autorizadas;
  • Diretamente no Portal das Finanças.

Como comunicar as Guias de Transporte à Autoridade Tributária?

No caso de emissão por via eletrónica ou programa de faturação certificado, deve comunicar as guias de tranporte à AT em tempo real. Se utilizar o Portal das Finanças os documentos de transporte são automaticamente comunicados. Por outro lado, as guias de transporte emitidas manualmente em papel tipográfico devem ser comunicadas através do serviço telefónico (hora, data, últimos 4 dígitos do número do documento de transporte e NIF do adquirente). Posteriormente os restantes elementos devem ser inseridos Portal das Finanças (até ao 5º dia útil). Devem ser comunicadas à Autoridade Tributária e Aduaneira antes das mercadorias serem distribuídas. Também deverá circular com o código que foi atribuído a cada documento, para que o possa apresentar em caso de fiscalização.

Quais os elementos obrigatórios nas Guias de Transporte?

Obrigatoriamente, estes documentos de transporte de mercadorias devem ter os seguintes elementos:

  • Nome, firma ou denominação social do remetente dos bens;
  • Domicílio ou sede do remetente dos bens;
  • Número de identificação fiscal do remetente dos bens;
  • Nome, firma ou denominação social de quem adquire os bens;
  • Denominação social de quem adquire os bens;
  • Morada de quem adquire os bens;
  • Número de identificação fiscal do destinatário (quando é sujeito passivo de IVA);
  • Designação comercial dos bens (com indicação das quantidades);
  • Locais de carga e descarga;
  • Data e hora do início do transporte.

Nota: as guias de transporte emitidas em papel ainda devem conter numeração e elementos que identifiquem a tipografia (designação social, sede e número de identificação fiscal).

O que é uma Guia Global de Transporte?

A guia global de transporte é semelhante a uma guia de transporte. A diferença reside no facto de não existir um destinatário definido na guia global de trasnsporte. Este tipo de guia deve ser criada sempre que seja necessário declarar o transporte de mercadoria que pretende comercializar mas ainda não sabe exatamente a quem as faturas serão emitidas (por exemplo, no caso de vendas ambulantes).