Sempre que vende um produto ou presta um serviço sujeito a IVA, é obrigado à emissão de fatura, mesmo que o cliente não a solicite. De uma forma geral, a fatura deve ser emitida em duplicado (um exemplar para comerciante, outro para o cliente) no máximo até ao 5º dia útil após venda ou prestação de serviços. Mas que tipo de fatura deve emitir?
Este documento deve ser emitido quando uma compra é efetuada ou um serviço prestado, mas o pagamento não é efetuado no momento (sendo necessário emitir um recibo como comprovativo de pagamento). Caso o cliente solicite a inserção do NIF (Número de Identificação Fiscal), o comerciante ou prestador de serviços está obrigado a colocar esse dado na fatura, de acordo com o artigo 36º do CIVA. Caso contrário, o cliente deve ser registado como consumidor final.
É um documento emitido apenas para operações realizadas em território nacional, sujeito a determinadas condições:
Este é o documento a emitir nas situações de pronto pagamento (quando a data da fatura e do pagamento coincidem). Num só documento agrega a fatura e o recibo, não havendo necessidade de existir um recibo separado.
É um documento informativo, sem validade fiscal, frequentemente utilizado na cotação de produtos e no comércio internacional. Após aprovação do cliente, pode ser convertida em fatura propriamente dita. Mesmo sendo informativo, deve ser comunicado à Autoridade Tributária.
Todas as faturas emitidas, por pessoas singulares ou coletivas que realizam operações sujeitas a IVA, devem ser comunicadas à Autoridade Tributária a Aduaneira (AT). Essa comunicação pode ser feita de diversas formas, nomeadamente através de inserção manual no E-fatura ou exportação e envio do ficheiro SAF-T até ao dia 20 do mês seguinte.
Em caso de necessidade de corrigir uma fatura, o procedimento recomendado pela Autoridade Tributária é a emissão de uma nota de crédito. Este documento retificativo de faturas emitidas pode ser utilizado quando o cliente requisita a inserção de NIF na fatura ou em caso de devolução/troca. Saiba mais sobre "anular" faturas emitidas e notas de crédito.
De forma geral, as faturas devem conter os seguintes elementos:
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